Mededelingen bestuur

Op deze plek vind je de notulen van de laatste bestuursvergadering en de over bestuursbesluiten

Deventer, 9 december 2015

Aan: alle leden en vrijwilligers van Sportclub Deventer

 

Betreft: nieuw vastgesteld beleid over sponsoring en over gratis consumpties

 

Beste leden en vrijwilligers van Sportclub Deventer,

 

In december heeft het bestuur twee nieuwe beleidsvoorstellen goedgekeurd die werden ingebracht door respectievelijk de Sponsorcommissie en de Clubhuiscommissie (CHC). Middels dit bericht willen we alle leden en vrijwilligers informeren over het nieuwe beleid op het gebied van sponsoring en op het gebied van gratis consumpties. Tot slot is er een bericht van de CHC over het vooraf melden van vergaderingen.

  1. Regels omtrent sponsoring en inkoop kleding, tassen en dergelijke

Er bestaat een wens vanuit verschillende teams om zelf inloopshirts, tassen en dergelijke voor het team te regelen, zodat ook vóór en na de wedstrijd de teams eenheid uitstralen. Dit wordt door het bestuur van harte ondersteund. Hieraan worden door SC Deventer wel een aantal spelregels verbonden:

Sportclub Deventer gaat de inkoop van alle soorten shirts en andere kleding en of tassen centraal regelen.  Dit is besloten om wildgroei in soorten shirts en kleuren te voorkomen. Wij willen niet alleen als team, maar ook als club eenheid uitstralen.

  • – Sportclub Deventer gaat de inkoop van alle soorten shirts en andere kleding en of tassen centraal regelen.  Dit is besloten om wildgroei in soorten shirts en kleuren te voorkomen. Wij willen niet alleen als team, maar ook als club eenheid uitstralen.
  • – Teams zijn vrij om ook zonder sponsor shirts of andere kleding in te kopen door bijvoorbeeld een vrijwillige bijdrage van ouders en/of spelers te vragen. Echter wanneer ouder of spelers om welke reden dan ook hieraan geen medewerking willen of kunnen verlenen, dan is het de taak van het team ZELF om hiervoor een oplossing te vinden. Bijvoorbeeld door de kosten te delen.
  • – Voorheen was het sponsorbeleid dat alleen de selectie elftallen een sponsor op het shirt mochten voeren. Het bestuur heeft op advies van de sponsorcommissie besloten dit breder te trekken naar andere teams. Dit betekent dat teams ook zelf mogen zorgdragen voor sponsoren,  waardoor ook breder draagvlak ontstaat over de financiering van kleding. In alle gevallen geldt dat de sponsorcommissie goedkeuring moet geven aan een sponsorvoorstel vanuit een team. De sponsorcommissie heeft het recht een sponsor te verbieden om welke reden ook.  Zodra de sponsorcommissie goedkeuring geeft, wordt een sponsorcontract opgesteld. Maximaal 3 sponsoren per team. Voorkant shirt, achterkant shirt of mouw kunnen worden bedrukt met het logo van een sponsor indien goedkeuring van sponsorcommissie. Alle sponsoren betalen ,naast de inkoopkosten van de shirts en/of tassen of andere kleding, eenmalig een extra sponsorbedrag van €.200,00 dat ten gunste komt van SC Deventer brede activiteiten. Dit betekent dus wanneer er twee sponsoren op een inloopshirt komen van een team, de sponsoren (plus eventueel eigen bijdrage ouders en/of spelers) de inloopshirts betalen en daarnaast per sponsor €.200 aan SC Deventer wordt afgedragen, ofwel betreft dit dan een bijdrage van €.400,- totaal ten gunste van SC Deventer.
  • – Er vindt altijd centrale inkoop plaats bij de hoofdsponsor van kleding. Op dit moment is dat Buitink Sport. Teams die een verzoek doen tot inkoop van kleding met sponsor melden zich bij de sponsorcommissie. Bij akkoord zal de sponsorcommissie de outfitcommissie opdracht geven de bestelling te plaatsen bij Buitink Sport.
  • – Over een aantal weken ontvangen alle trainers en leiders een korte handleiding hoe te handelen met betrekking tot het nieuw vastgestelde sponsorbeleid. De winterstop is een mooie gelegenheid om de eerste teams de gelegenheid te geven dit voor hun team te regelen.
  1. Gratis consumpties

Vanuit de barvrijwilligers en CHC  was er behoefte aan duidelijkheid over de verstrekking van gratis consumpties aan vrijwilligers. Hieronder de nieuwe regels omtrent het verstrekken van gratis consumpties aan leden en vrijwilligers.  Het bestuur vindt het belangrijk dat er zoveel mogelijk 1 lijn wordt getrokken voor alle leden en vrijwilligers. Of je nu actief bent als vrijwilliger buiten op  het veld of je vergadert binnen. De duur die je doorbrengt in de functie van vrijwilliger achter of in de buurt van de bar (inclusief de bestuurskamer)  is daarbij niet leidend.

 

Het beleid is als volgt:

Gratis consumpties vrijwilligers per november 2015: 

Trainers:                                             Bij training  kopje koffie/thee  (bar)

Bij thuiswedstrijden kopje koffie/thee ( wedstrijd secretariaat) en 1 consumptie*

Leiders:                                          Kopje koffie/thee bij de thuiswedstrijd (wedstrijdsecr.) en 1

consumptie*

Leider/trainer uit-team:             Kopje  koffie/thee  (wedstrijdsecretariaat)

Scheids- / grensrechters :           Vóór de wedstrijd kopje koffie/thee,

In rust óf na wedstrijd  1 consumptie*

Overig kader:                                Indien op club in functie  (bijvoorbeeld voor overleg):

kopje koffie/thee

Bij lange vergadering (> 2 uur)  : 1 consumptie*

Medewerker bardienst :             Koffie/thee +  1 consumptie* . Rond middaguur :  broodje gratis

*Consumptie = fris of alcoholisch

3. Vergaderingen melden bij CHC

Vergaderingen, bijeenkomsten of activiteiten moeten worden gemeld bij en afgestemd worden met de CHC (mail: clubhuiscie@sportclubdeventer.nl)

De Clubhuiscommissie kan eventueel bijsturen mocht het planning technisch niet passen. Bovendien kan besloten worden of (extra)bardienst nodig is.

Verder zal de activiteit/vergadering dan ook  door de CHC op de kalender op de website van Sportclub Deventer worden vermeld.

Einde bericht/secretaris Sportclub Deventer

Notulen Bestuursvergadering